Statgebruik – Plezier, toch? Maar: het kan je echt helpen je kont op het werk te bedekken wanneer dat nodig is. Dus hoe organiseer je, bestand en houd je anders bij en moet je anders bijhouden en anderszins bijhouden van notities, e -mails en telefoontjes? De gastpost van vandaag brengt u enkele uitzonderlijke aanbevelingen van Belle van Capitol Hill Style – CHS op CYA, om zo te zeggen. Dank aan Belle voor het doorgeven van deze ideeën (en welkom terug naar de blog)!
Werken in de politiek leerde me een aantal nuttige lessen, de meest cruciale daarvan was hoe uitzonderlijke gegevens kon worden bijgehouden. Ik sla e -mails, brieven, memo’s en ontmoetingen op, omdat je nooit weet wanneer je een papieren pad nodig hebt. Dus toen Kat me vroeg om een ​​bericht te schrijven met details over hoe je je kont op het werk kon bedekken, was ik blij om te verplichten.
Laten we beginnen met de basis van CYA, bijhoudende goede gegevens:

BEWEGERINGEN OPMERKINGEN Ik heb meer dan 30 kleine, spiraalvormige notitieboekjes die mijn hele carrière omvatten. Aan de buitenkant zijn ze gelabeld voor taak en datum, b.v. “Congres. Mei ’07- oktober ’07. ” Aan de binnenkant vindt u mijn vergadernotities voor elke afspraak met de namen van alle aanwezigen, hun aansluiting en de details van ons gesprek.
Deze aantekeningen zijn een verslag van wat er werd gezegd, wat werd beloofd en wat de uitkomst van de vergadering was. Het bijhouden van nauwkeurige notities helpt de miscommunicatie op te ruimen en u te helpen uw geheugen op te frissen vóór uw volgende ontmoeting met diezelfde mensen, ongeacht hoeveel tijd er in de tussentijd is verstreken.
E -mails in ons digitale tijdperk, het hebben van een georganiseerde inbox is cruciaal voor uw succes als professional. Ten eerste wilt u niet iets verliezen dat u misschien later nodig heeft of een cruciale correspondentie mispland. Ten tweede weet u nooit wanneer uw toewijding om goede gegevens bij te houden uw huid bespaart.

Tijdens een herverkiezingscampagne kwam de gouverneur van mijn staat in sterke oppositie tegen een wetsvoorstel dat mijn baas steunde. Stel je de verrassing van de gouverneur voor toen een van mijn collega’s in haar inbox reikte en een vierjarige brief haalde, door hem ondertekend en zijn onfeilbare steun uitte voor een eerdere versie van de rekening waar hij nu tegen was. De e -mail haalde ons van de verdediging en zette hem erop.
Dus hoe moet u uw e -mails organiseren? Er is geen enkele manier om je inbox te verzamelen, maar ik organiseer de mijne graag per jaar (2014), dan per uitgave (veteranenzaken), dan per groep (Nationale Garde). Als ik cruciaal werk aan één factuur of één probleem doe, krijgt het een eigen map. Ik vind het ook leuk om cruciale e-mails in blauw te kleuren, e-mails met cruciale bijlagen in groen en e-mails die omstreden zijn of van iemand die onze positie in het rood verzet.
Telefoongesprekken
In tegenstelling tot e -mails hebben telefoontjes een duistere papieren pad. Dit kan een goede of een slechte zaak zijn. Dus ik bewaar een open woorddoc op mijn computer getiteld ‘Belangrijke oproepen’. Net als mijn vergadernotities, details met wie ik sprak, toen we spraken, wat we hebben besproken en wat we hebben opgelost. Het is handig om te hebben wanneer je baas vraagt ​​om een ​​nauwkeurig overzicht van je gesprek.

Een papieren pad vermijden
Het is van cruciaal belang om goede gegevens bij te houden. Het kan u helpen geschillen op te lossen, uw geheugen over eerdere discussies op te frissen en uw takenlijst op het goede spoor te houden. Maar hoe zit het met die momenten waarop je geen papieren pad wilt?
Een gesprek nemen uit het digitale rijk is nodig wanneer informatie moet worden gedeeld, moeten excuses worden gedaan, of wanneer u ervoor moet zorgen dat wat u gaat zeggen niet kan worden doorgegeven met een basis Klik op de knop VOORWAARDEN.
Kortom, als je bang bent dat wat je gaat schrijven, tegen je kunnen worden gebruikt, in verkeerde handen kunnen belanden of het project waaraan je werkt schade toebrengen, doen. niet. leggen. het. geschreven. Gebruik uw beste oordeel en kiest bij twijfel ervoor om te bellen in plaats van het type.
Telefoontjes versus e -mails
Maar wat als je een gesprek op de plaat wilt en de persoon met wie je praat, belt je aan de telefoon? Stel dat u de steun probeert op te sluiten voor een cruciaal stuk wetgeving van een medewerker wiens baas minder is dan betrouwbaar. De medewerker is verheugd je aan de telefoon te vertellen dat zijn baas aan boord is, maar je hebt iets veel concreet nodig. Je hebt het papierpad nodig. Voer de vervolg-e-mail in:
“Beste John, heel erg bedankt dat je de tijd hebt genomen om me te bellen over Rep. Smiths steun van H.R 529. Mijn baas zal zo blij zijn te weten dat Rep. Smith aan boord is. Zijn Yay -stemming zal zo’n sterke show zijn van zijn toewijding aan deze kwestie. Nogmaals bedankt voor al je harde werk over deze kwestie, oprecht, Belle. ‘
Natuurlijk kan hij beweren dat hij dat nooit heeft gezegd. Hij kan ontkennen dat hij je ooit iets heeft beloofd, maar je hebt een datum- en tijdstempeld record van je kant van het verhaal.

Gebruik telefoongesprekken en follow-up e-mails met voorzichtigheid. Vaak kan het opnemen van de telefoons een onschuldig gesprek makennull